نرم‌افزار آفیس، ابزارهایی بسیار مهم و پرکاربرد در سیستم‌های مختلف هستند که بیشتر شرکت‌ها و سازمان‌ها از آن برای انجام بخش عمده‌ای از کارهای خود استفاده می‌کنند. علیرغم اینکه بسیاری از افراد با کار با نرم‌افزارهای اکسل،ورد و پاورپوینت آشنا هستند، اما اطلاعات کافی درباره نرم‌افزار اکسس ندارند و نمی‌دانند کی باید از آن استفاده کنند.
اگر در یک سازمان بزرگ با حجم زیادی اطلاعات سروکار دارید یا در محیط کاریتان با لیستی از اجناس بزرگ روبه‌رو هستید و نیاز دارید تا این حجم بزرگ داده‌ها را در یک برنامه مناسب ذخیره کنید، نرم‌افزار مایکروسافت اکسس بهترین گزینه برای شما خواهد بود. در این مقاله ، قصد داریم شما را با نرم‌افزار اکسس و کاربردهای مهم آن بیشتر آشنا کنیم.
لایسنس آفیس 2021 اورجینال | مایکروسافت را اورجینال استفاده کنید .
” لایسنس‌ها پارتنر رسمی مایکروسافت “
معرفی نرم افزار اکسس
ذخیره کردن حجم بزرگی از اطلاعات کاری، در بیشتر شرکت‌ها، سازمان‌ها و کسب و کارها ضروری است. در این موارد، بهتر است مهارت کار با نرم‌افزار اکسس را بیاموزید تا بتوانید داده‌ها را به صورت منظم و سازماندهی شده مدیریت کنید. احتمالاً شما می‌گویید که این کار را می‌توان با استفاده از برنامه‌های اکسل یا ورد نیز انجام داد. اما با افزایش حجم اطلاعات و افزودن روز به روز به این حجم، پیدا کردن اطلاعات موردنظر و بررسی لیست داده‌ها برای شما دشوار و زمان‌بر خواهد شد. با استفاده از بانک‌های اطلاعاتی، شما می‌توانید داده‌ها را به راحتی ویرایش و بازیابی کنید.
برای ایجاد یک بانک اطلاعاتی و ذخیره داده‌ها، نرم افزار Microsoft Access از قدرتمندترین برنامه‌های موجود استفاده می‌کند. این نرم افزار در سال 1992 برای اولین بار معرفی شد و در هنگام استفاده از آن، شما می‌توانید از زبان برنامه‌نویسی ویژوال بیسیک برای توسعه اپلیکیشن‌ها استفاده کنید. در این محیط نرم‌افزاری، شما می‌توانید داده‌های خود را در یک لیست ذخیره کنید و در هر زمان نیاز به بازیابی و ویرایش آن‌ها داشته باشید. حتی امکان حذف داده‌های تکراری در لیست موردنظر وجود دارد. Access علاوه بر دسته‌بندی اطلاعات، شرایط برقراری ارتباط بین آن‌ها را فراهم می‌کند، به طوری که شما به راحتی می‌توانید گزارش‌های دقیقی درباره آن‌ها ارائه دهید.
بخش‌های مهم در نرم افزار مایکروسافت اکسس
اکسس، نرم افزاری است که محیطی تقریباً پیچیده‌تر از اکسل و ورد دارد. برای آشنایی کامل با اجزای آن و یادگیری مهارت‌های لازم، شما نیازمند شرکت در یک دوره جامع آموزش اکسس هستید. در ادامه، پنج بخش مهم این نرم افزار را برای شما معرفی می‌کنیم:
کوئری‌ها
کوئری به یک سؤال گفته می‌شود که متناسب با نوع پرسش شما، اطلاعاتی که در رابطه با این موضوع هستند را پیدا می‌کند. این قابلیت به شما اجازه می‌دهد تا اطلاعات موردنظر خود را از چندین جدول استخراج کنید و با تعریف کردن شرط‌هایی بر روی آن‌ها به خواسته مدنظر خود دسترسی پیدا کنید.
جداول
در این نرم افزار جدول‌هایی وجود دارد تا اطلاعات موردنظر خود را در سطرها و ستون‌های مدنظر ذخیره کنید. به هر سطحی که داده‌ها در آن ذخیره می‌شود، رکورد می‌گویند. به ستون‌ها که ویژگی یک رکورد را نشان می‌دهند، فیلد گفته می‌شود.
فرم‌ها
فرم‌ها به صورت پنجره‌هایی هستند که وظیفه آن‌ها برقراری رابط گرافیکی بین پایگاه‌داده‌های مختلف و کاربر است.
ماژول‌ها
ماژول‌ها که قابلیت تعریف‌شدن به صورت خصوصی یا عمومی را دارند، یک یا چند تابع را شامل می‌شوند.
ماکروها
به توابعی که به کمک آن‌ها می‌توان به بازیابی و ویرایش اطلاعات پرداخت، ماکرو می‌گویند.
گزارش‌ها
اکسس این قابلیت را برای شما فراهم کرده است تا بتوانید از داده‌های خود گزارش‌های مناسب را تهیه کرده و آن را به شکل نمودار یا موارد دیگر نشان دهید.
مزایای نرم‌افزار Access چیست ؟
اگر با اصول نرم افزار اکسل آشنایی دارید، می‌بایست اطلاعات خود را در فهرست‌های جداگانه قرار دهید، زیرا در غیر اینصورت دسترسی به داده‌های مورد نیازتان با مشکلاتی همراه خواهد بود. با استفاده از اکسس، می‌توانید روابط بین جداول مختلف را برقرار کرده و این مشکل را حل نمایید. به عبارت دیگر، اکسس یک نرم افزار ساخت پایگاه داده است که تمام نیازهای شما در این زمینه را برآورده می‌کند.
در صورتی که صاحب یک کسب و کار کوچک هستید، استفاده از سیستم‌های مبتنی بر اکسس برای شما مناسب نخواهد بود. اکسس برای ساخت پایگاه‌های داده با حجم حداکثر 2 گیگابایت و ارتباط هم‌زمان با حداکثر 255 نفر مناسب است. یکی از مزایای این نرم افزار، ساخت پایگاه داده با چند جدول است. همچنین، می‌توانید اطلاعات خود را از برنامه اکسل یا فرمت SQL Server به اکسس وارد کرده و در فرمت‌های مختلفی خروجی بگیرید. همچنین، یکی از مزیت‌های اکسس، کاهش قابل توجه خطاها نسبت به اکسل است.
معایب اکسس چیست ؟
برای درک بهتر اصول اکسس لازم است تا با معایب آن نیز آشنا شوید. این معایب عبارت‌اند از:
- امنیت پایین نرم افزار
- در صورت بالابودن تعداد رکوردها، ضریب اطمینان کاهش پیدا می‌کند.
- بزرگ‌بودن حجم فایل‌ها
- فایل‌های خروجی این برنامه را نمی‌توان با فرمت exe استخراج کرد.
- به دلیل واقعی نبودن دیتابیس، این نرم افزار از امکاناتی مانند Trigger و storprocedure برخوردار نیست.
- شرایط ساختن کلاس‌ها و collectionها وجود ندارد.
- هر چه تعداد کاربران زیادتر باشد، ضریب اطمینان برنامه پایین‌تر می‌آید.
- در هنگام طراحی فرم و گزارش‌ها، امکان استفاده از آن‌ها به صورت client-server وجود ندارد و تنها می‌توان به شکل file server از آن استفاده کرد.
کاربردهای نرم‌افزار مایکروسافت اکسس چیست ؟
اگر به دنبال یک نرم افزار برای ساخت پایگاه داده هستید، Access تمام نیازهای شما را برآورده خواهد کرد. قدرت بالای این برنامه در زمینه پایگاه‌های داده باعث شده تا برجسته‌ترین نام در این حوزه باشد. با استفاده از اکسس، می‌توانید حجم بزرگی از داده‌ها را به سادگی سازماندهی کنید. برای سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ که فعالیت‌های فروشی دارند و نیاز به ثبت اطلاعات مربوط به محصولات، قیمت‌ها، تراکنش‌ها و مشتریان دارند، Access به عنوان یک ابزار مهم در مدیریت فعالیت‌های آن‌ها مطرح است. برای موفقیت در یادگیری Access، آشنایی کمی با زبان انگلیسی توصیه می‌شود.
فرمت فایل‌های اکسس چیست ؟
ذخیره پایگاه‌های داده در Access از نسخه سال 2007 با پسوند فایل .accdb امکان‌پذیر است. در نسخه‌های قدیمی‌تر، ذخیره‌سازی با پسوندهای .mde و .mdb انجام می‌شد. با این حال، در صورت نیاز به فایل‌های نسخه‌های قدیمی، امکان باز شدن آن‌ها در نسخه‌های جدید Access وجود دارد. طراحی این نرم افزار به گونه‌ای است که کاربران نگرانی درباره ذخیره داده‌های خود نداشته باشند.
جمع‌بندی
نرم افزار قدرتمند Access از بهترین ابزارهای موجود در حوزه طبقه‌بندی و ساماندهی اطلاعات با حجم‌های بسیار بالا است. اگر به دنبال یک نرم افزار قدرتمند و کامل برای مدیریت پایگاه داده و تحلیل اطلاعات هستید، مایکروسافت اکسس انتخاب مناسبی است. با استفاده از این نرم افزار، شما قادر خواهید بود تا اطلاعات خود را به صورت دقیق و سازمان‌یافته در جداول ذخیره کنید و با استفاده از فرم‌ها، به راحتی و بدون نیاز به مهارت‌های برنامه‌نویسی، داده‌های خود را وارد و ویرایش کنید.
منبع : دیجیاتو